Smarter Büroumzug

Wie bei einem privaten als auch geschäftlichen Umzug, wird auch bei einem Büroumzug eine gewisse Vorbereitung und Planung benötigt.

Wir unterteilen die Vorbereitung, rund um den Büroumzug sowie auch den Akt des Umzugs, in vier Phasen:

Phase eins – Langfristige Vorbereitung

In dieser Phase erledigen Sie die ersten Aufgaben, die bei einem Umzug üblicherweise anfallen.

Diese wären z.B.

  • Kündigung des aktuellen Mietvertrags,
  • Umzugsdatum festlegen,
  • Mitarbeiter über den Umzug informieren,
  • Umzugsunternehmen beauftragen,
  • Spezialisten (EDV) und Handwerker für die Demontage der Möbel organisieren,
  • Einrichtungskonzept für das neue Büro festlegen

Phase zwei – Ein Monat vor dem Büroumzug

Nun rückt der Termin schon viel näher, die Planung des Umzugs sollte aus diesem Grund detaillierter gestaltet werden:

  • Kalkulieren und Organisieren der benötigten Umzugskartons
  • Alle Räume im Grundriss des neuen Büros nummerieren und Raumbezeichnungen notieren
  • Im Grundriss die Arbeitsplätze mit Namen der Mitarbeitern vermerken,
  • Schriftliche Benachrichtigung (Termine, Vorgehensweise, etc.) an alle Mitarbeiter
  • Bestimmung eines Umzugsbeauftragten, der bis zum Umzugstag als Ansprechpartner zur Verfügung steht
  • Nachsendeantrag für die Post stellen,
  • Adressänderungen an Behörden, Geschäftspartnern, Kunden, Lieferanten, usw. Weitergeben,
  • Team für das Einpacken/Entsorgen bestimmen,
  • Organisieren der Entsorgung von Möbeln, die nicht mehr gebraucht werden (Verkauf, Weitergabe)
  • Pünktliche Rufumleitung beantragen

Phase drei – Wenige Tage vor dem Büroumzug

Kurz vor dem Umzug, fallen folgende Aufgaben an:

  • Türen mit der Raumbezeichnung bzw. Raumnummer kennzeichnen,
  • Schränke und Tische leerräumen und für den kommenden Transport sichern
  • Büromaterialien in Umzugskartons einpacken
  • Umzugskartons mit der Raumnummer/-bezeichnung (Herkunft) und dem Zielraum (Zielort) beschriften
  • Umzugskartons mit fragilem Inhalt kennzeichnen
  • Raum im neuen Büro als Zwischenlager für nicht gekennzeichnete Gegenstände bestimmen

Phase vier – Am Umzugstag

  • Transport aller Umzugskartons in den Zielraum
  • Letzte Kontrolle des alten Büros
  • Installation der EDV-Anlage
  • Zum Abschluss: Eine Feier für die Mitarbeiter organisieren, um sich für die tatkräftige Unterstützung zu bedanken und das neue Büro mit Freude einzuweihen

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